Bij het behandelen van de meer dan 3.000 aanvragen die VSBfonds jaarlijks ontvangt, hanteert het fonds een vaste procedure.
Voor het aanvragen van een beurs kijkt u onder 'beurzen'. Voor aanvragen ingediend door organisaties (bijvoorbeeld een Stichting of Verenigng) geldt de onderstaande procedure.
Behandeltermijn en aanvangsdatum
Een aanvraag kan het hele jaar door worden ingediend en moet minimaal vier maanden vóór aanvang van het project door VSBfonds zijn ontvangen. VSBfonds streeft ernaar om uiterlijk binnen vier maanden na het ontvangen van de volledige aanvraag een uitspraak te doen over al dan niet toekennen van een donatie.
Voldoende op tijd
VSBfonds verwacht van de aanvrager dat de aanvraag zodanig op tijd is ingediend dat er, na besluit door het fonds, nog voldoende tijd is tot het moment van de start van het project. Dit om te voorkomen dat de consequenties van een negatief besluit de aanvrager of het project onevenredig schaden.
Aanvraag indienen
Aanvragen voor een donatie dienen schriftelijk te worden ingediend door middel van een volledig ingevuld aanvraagformulier, inclusief bijlagen.
Voor alle aanvragen uit heel Nederland geldt: U stuurt uw aanvraag naar ons kantoor in Utrecht.
Stichting VSBfonds
t.a.v. Projectbureau
Postbus 16
3500 AA Utrecht
VSBfonds had tot voor kort ook enkele 'regio-kantoren'. De regiokantoren zijn per 1 oktober 2010 gesloten. Aanvragen uit deze regio's stuurt u vanaf heden eveneens naar bovenstaand adres.
Aanvraag.nl
Een aanvraag voor projecten die gericht zijn op het verbeteren van de kwaliteit van leven van mensen met een functiebeperking ('mensen met een handicap' in de volksmond) kan ook worden ingediend via www.aanvraag.nl. U dient hier één aanvraag in die meteen door meerdere, samenwerkende fondsen wordt beoordeeld.
Ontvangst aanvraag
Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de complete aanvraag verstuurt VSBfonds een ontvangstbevestiging met daarin onder andere de naam van de contactpersoon voor de verdere afhandeling. Aanvragen tot en met € 5.000 ontvangen een bevestiging per e-mail, aanvragen boven € 5.000 ontvangen een bevestiging per post.
Behandeling aanvraag
Zodra VSBfonds de complete aanvraag heeft ontvangen, wordt deze eerst getoetst aan de algemene criteria. Als de aanvraag voldoet aan deze criteria wordt de aanvraag verder inhoudelijk en financieel beoordeeld door de adviseurs van het fonds.
De inhoudelijke beoordeling hangt van allerlei factoren af, zoals de vergelijking met andere aanvragen, de beschikbare budgetruimte, eventuele bijzondere omstandigheden etc.
Tijdens de inhoudelijke beoordeling kan het voorkomen dat de adviseur contact opneemt met de aanvrager voor aanvullende informatie. Het uiteindelijke besluit over het wel of niet toekennen van een donatie wordt schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld.
Na bevestiging donatie
Nadat VSBfonds schriftelijk heeft bevestigd dat een project met een donatie wordt ondersteund, worden vaak aanvullende documenten gevraagd. Zo vraagt VSBfonds bij toegekende donaties van € 30.000 en hoger achteraf een accountantsverklaring, waarin bevestigd wordt dat het toegewezen bedrag ook daadwerkelijk volgens afspraak is besteed.
Eventuele andere gevraagde documenten worden expliciet vermeld in de bevestigingsbrief.