Hoe schrijf je een goed plan voor een fondsaanvraag?

Een van de manieren om een project te kunnen financieren is het aanschrijven van fondsen. Om het project te kunnen financieren, hebben fondsen een projectplan nodig. En hoe beter het plan, hoe eerder fondsen bereid zijn om te investeren. Sue van Soest, adviseur bij VSBfonds legt uit waar een goed projectplan aan moet voldoen en geeft tips.

‘Voordat je een fonds aanschrijft is het goed om je even te verdiepen in de doelen en missie van het fonds’, zegt Van Soest. Zo is een van de aandachtsgebieden van VSBfonds Mens & Maatschappij. Als sociaal fonds vinden wij het belangrijk om financiële steun te geven aan projecten die zich richten op actief burgerschap. Dit zijn projecten die ervoor zorgen dat mensen grip kunnen krijgen en houden op hun eigen leven. Daarnaast vinden we het belangrijk projecten te steunen waarbij mensen verantwoordelijkheid nemen voor zichzelf en voor anderen, om zo een mooie bijdrage leveren aan het grotere geheel. 

Kunst & Cultuur

Ook steunen we Kunst & Cultuur projecten. Omdat VSBfonds niet in staat is het hele werkveld financieel te ondersteunen, richten wij ons op die projecten waarbij de focus ligt op publiek en deelnemers. De aanvrager moet duidelijk kunnen aantonen wat hij of zij bij de deelnemers of het publiek teweeg wilt brengen. En wij vinden  het belangrijk dat het project zorgt voor directe verbinding of ontmoeting tussen kunst en mensen.

Tips voor uw projectplan

Een goed projectplan is belangrijk bij de aanvraag. Van Soest geeft adviseert om de volgende punten in dit plan op te nemen:

1. Doelstelling
'Hou altijd voor ogen wat je wilt bereiken met je project. Welke problemen je wilt oplossen, of welke situatie je wilt verbeteren. En hoe jouw project dat gaat doen. Dat moet duidelijk naar voren komen in je hele plan’, legt Van Soest uit. ‘Door je doelstelling SMART te formuleren (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) is de kans groter dat je fondsenwerving succesvol is.

2. Doelgroep en noodzaak
Wie is je doelgroep? En wat is de noodzaak van je project? ‘Het is slim om bijvoorbeeld een behoefte-inventarisatie te doen onder je doelgroep om te zien of er wel draagvlak is voor jouw plan.’

3. Inhoud
De inhoud van het project: wat ga je doen, hoe ga je dat doen en wie gaat wat waar doen? Beschrijf alle stappen in het project die je moet nemen om je doel te bereiken.

4. Tijdsplanning
Wanneer ga je beginnen en hoe lang duurt het project? ‘Het is niet handig om al te beginnen met je project wanneer de aanvraag voor een fonds nog loopt. Bij VSBfonds is de doorlooptijd maximaal vier maanden. Wanneer je al zou starten, dan betekent het dat je begroting niet gedekt is en dat geeft geen betrouwbaar signaal af. Je loopt als organisatie bovendien een groot risico.

5. Een heldere begroting
‘Die hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Voor de adviseur die je aanvraag in behandeling neemt, is het prettig wanneer de begroting overzichtelijk en vooral kloppend is.’ Zorg ervoor dat je begroting vooral realistisch is, benadrukt de adviseur. Wanneer je cijfers opklopt, val je door de mand. Daar prikken de fondsen doorheen. Maar te laag inschatten, daarmee snij je jezelf in de vingers. In een latere fase extra geld vragen voor hetzelfde plan is lastig, meent Van Soest. Het is niet zo dat projecten met een kleine begroting eerder in aanmerking komen. Het gaat er om dat het plan en ook de begroting overtuigend is. Bij toekenningen van meer dan 30.000 euro wordt wel een verklaring van een onafhankelijke accountant verwacht om de afrekening te toetsen. Dat kost ook geld, dus dat is ook iets om rekening mee te houden in de begroting.’

6. Mankracht
‘Bedenk goed met wie je je project gaat doen. Zijn dat vrijwilligers of professionals? Vrijwilligers lijken misschien goedkoop, maar zij hebben soms training nodig of begeleiding door een professional en dat heeft ook gevolgen voor je begroting.’

7. Stakeholders.
‘Met welke relevante partijen werk je samen en welke partijen hebben baat bij jouw project? Betrek ze bij je project, want zij kunnen het eventueel borgen na verloop van tijd. Wanneer je hier al onderzoek naar doet en dat noemt in het plan, geeft dat een goede indruk.’

8. Communicatie en publiciteit
‘Bedenk hoe je onder de doelgroep aandacht kunt krijgen voor je project. Of hoe je vrijwilligers wilt aantrekken.’

9. Evaluatie
‘Al vooraf is het goed om te bedenken hoe je gaat meten of je project geslaagd is. Is dat bij een bepaald aantal deelnemers? Abstracte begrippen als empowerment of eenzaamheid zijn soms lastig te meten, maar daarvoor heb je ook methoden zoals de participatieladder.’

10. Exploitatie/verduurzaming
‘Onderzoek hoe je project zich na beëindiging van de projectperiode zelf kan bedruipen. Dat wordt steeds belangrijker. Wanneer je aantoont dat je in gesprek bent met bijvoorbeeld de gemeente, het bedrijfsleven of dat je donateurs zoekt, dan heeft je plan meer kans van slagen. We kijken er als VSBfonds kritisch naar. Natuurlijk weten we dat er geen garanties zijn, maar met een instelling als ‘we zien wel’ nemen we geen genoegen.’ Fondsen willen niet graag in het gat springen dat overheidsbezuinigingen achterlaten. ‘Daardoor verschuif je het probleem alleen maar. Het is juist de bedoeling dat het fonds een project een financiële injectie geeft om uiteindelijk zichzelf te kunnen bedruipen of om andere financiers te vinden die baat hebben bij het project.’

11. Verspreiding
‘Bekijk of je project ook anderen ten goede kan komen. Wanneer het een succes wordt, is het goed om je resultaten te verspreiden opdat andere organisaties niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. ‘

Wat is de impact van uw project?

Bij de beoordeling van alle aanvragen kijken we vooral naar de beoogde verandering die u als aanvrager wil bereiken bij de doelgroep van het project. Op die manier kunnen we nog doelmatiger te werk gaan.

Als laatste adviseert Van Soest: ‘Zoek vooral contact met het fonds waar je een aanvraag wil indienen. VSBfonds heeft contactpersonen in alle provincies die je kunnen helpen bij je aanvraag. Kijk ook vooral naar vergelijkbare organisaties, hoe zij het hebben gedaan of informeer bij een koepelorganisatie of je eigen achterban.’