Tijdens het indienen van een online aanvraag vragen wij je om een projectbegroting inclusief dekkingsplan. Je kunt onderstaande voorbeelden gebruiken maar kunt ook jouw eigen bestanden aanleveren.
Podiumkunsten: speciaal format begroting en dekkingsplan
Voor projecten op het terrein van Podiumkunsten bieden wij een format voor een begroting aan. Een handig hulpmiddel met een voorgeprogrammeerde indeling in kostensoorten, ingebouwde formules en uitklapvelden. Je kunt naar eigen inzicht velden toevoegen en overslaan. Het format bevat zowel kosten als baten, dus een apart dekkingsplan is niet nodig. Het begrotingsformat is niet verplicht, maar we bevelen het gebruik ervan wel aan. Het format is ontwikkeld in samenwerking met andere publieke en private cultuurfondsen, dus je kunt hetzelfde format indienen bij de deelnemende fondsen.
Als het project is uitgevoerd vragen wij je om een evaluatie met een verantwoording. Onderstaande controleverklaring van VSBfonds is een hulpmiddel voor de accountant bij het opstellen van een controleverklaring. In dit protocol staan de eisen die wij stellen aan de verantwoording over de toegekende donatie. Je hoeft alleen een controleverklaring aan te leveren als je een donatie toegekend krijgt van €50.000 of meer. Voor een goede urenregistratie voor het project kan onderstaand voorbeeld voor een goede urenadministratie je helpen.
Naast het controleprotocol moet de financiële eindverantwoording voldoen aan nog een aantal eisen. Wij raden je aan rekening te houden met de hierna volgende punten.
Een projectbegroting bestaat vaak voor een groot deel uit kosten voor personele inzet. Wij raden je aan vanaf de start van het project een goede urenverantwoording bij te houden. De urenadministratie moet de accountant voldoende inzicht geven om na afloop van het project de eindafrekening en controleverklaring op te kunnen stellen.
Je kunt natuurlijk ook een andere werkwijze hanteren. Belangrijk is dan dat gedeclareerde uren op aantoonbare wijze zijn geautoriseerd door de medewerker die de uren heeft gemaakt en door een leidinggevende, penningmeester of een andere onafhankelijke budgethouder binnen de organisatie.