Selectieprocedure mbo
De contactpersoon is verantwoordelijk voor het organiseren van de selectieprocedure en het samenstellen van de selectiecommissie op de eigen onderwijsinstelling in de maand maart. VSBfonds geeft hier richtlijnen voor. Een aantal zaken zijn hierbij extra belangrijk.
- Op donderdag 18 januari 2024 is de landelijke Contactpersonendag. Alle contactpersonen van 12 universiteiten, 25 hogescholen en 16 mbo-instellingen komen dan bij elkaar. Het is een dag om ervaringen uit te wisselen, kennis en informatie te delen en te brainstormen over wat anders of beter kan. Daarnaast is het ook een dag om jullie te bedanken. In de ochtend vergaderen we (hbo/wo en mbo apart), daarna een gezamenlijke lunch, netwerk en middagactiviteit. In 2024 zal de Contactpersonendag in het Stedelijk Museum Schiedam zijn.
- Half februari ontvangen jullie van Nuffic/VSBfonds een briefing over de selectieprocedure; uitleg over de voorwaarden, tips & tricks en links naar het Voordrachtenformulier en Selectieverslagformulier.
- Plan de dag waarop je de selectiegesprekken gaat houden lang van tevoren! De gesprekken moeten ergens in de maand maart (voor 10 april) worden gehouden.
- Communiceer deze datum ook tijdig aan jouw studenten, op de eigen website!
- De deelnemende mbo-instellingen krijgen voor 2024 een budget variërend van € 4.000 - € 30.000. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van de omvang van de instelling in combinatie met het animo dat er op jouw instelling vorig jaar was. Nieuwe onderwijsinstellingen starten met een budget van € 15.000. Rekenend met een gemiddeld beursbedrag van € 3.400 betekent dit dat de nieuwe instellingen ongeveer 5 VSBfonds Beurzen kunnen vergeven. Voor de 'oudgedienden' varieert het aantal beurzen van 1 - 9 per mbo-instelling.
- Iedere mbo-instelling mag daarnaast altijd in ieder geval 1 reservekandidaat voordragen. Deze reservekandidaat maakt een kans wanneer iemand anders die al was voorgedragen zich terugtrekt.
- Het maximale beursbedrag is € 4.000. Wanneer een kandidaat overduidelijk geen eigen bijdrage kan leveren dan mag het maximale beursbedrag ook een kostendekkende beurs zijn.
- Als instelling beslis je over de hoogte van de beurs per kandidaat. Het maximale bedrag per bursaal is altijd € 4.000. Als een student echter zelf iets kan bijdragen, dan mag je een lager beursbedrag toekennen. Dit is typisch iets om de student over te bevragen in het selectiegesprek. Soms kan je dus met bijvoorbeeld € 12.000, 3 beurzen vergeven, maar soms ook 4 of meer... Dit bepaal jij met jouw selectiecommissie. VSBfonds/Nuffic neemt jullie aanbevelingen in de regel over.
- Voor studenten met een functiebeperking is extra budget beschikbaar. Zeker als er aantoonbaar extra kosten moeten worden gemaakt die verband houden met de functiebeperking. Neem hier over altijd van tevoren contact op.
- Formeer tijdig een selectiecommissie. Deze bestaat uit minimaal 3 personen. Maximaal 1 persoon van het international office (de contactpersoon) en 2 personen met een hele andere achtergrond in jouw instelling (docent of mentor bijvoorbeeld).
- Zorg dat de selectiecommissie echt uit verschillende mensen bestaat. Let daarom bij het samenstellen van de commissie naast inhoudelijke kennis en expertise, ook op een gevarieerde samenstelling en een diverse achtergrond:
- van jong tot oud(er)
- een evenwichtige man/vrouw verdeling
- en leden met een westerse en niet-westerse achtergrond. - Informeer de selectiecommissieleden op tijd en volledig over de criteria van deze beurzen en het doel van VSBfonds en de geplande datum voor de mondelinge selectiegesprekken.
- In principe krijgt iedere student die een aanvraag heeft ingediend die aan de voorwaarden voldoet een uitnodiging om de aanvraag persoonlijk toe te komen lichten. Alleen indien er heel veel aanvragen zijn (ongeveer 3x zo veel), mag je als instelling ook een schriftelijke voorselectie maken.
- Voor de studenten die een aanvraag hebben ingediend is het selectiegesprek vaak spannend. Wij vinden het belangrijk dat iedere student zich gehoord en serieus genomen voelt. Dat er ruimte is voor de persoonlijke situatie van een student. De bedoeling van het gesprek is in informele sfeer te praten over de aanvraag van de kandidaat. Belangrijk is dat de student zich op zijn of haar gemak voelt zodat de vragen van de commissie zo goed mogelijk beantwoord kunnen worden. De VSBfonds Beurs wil nadrukkelijk een laagdrempelige en inclusieve beurs zijn. Het is daarom belangrijk dat de selectiecommissie rekening houdt met de persoonlijke context van de aanvrager.
- Als contactpersoon heb je tevens een belangrijke verantwoordelijkheid om iedere student na het selectiegesprek uitgebreide terugkoppeling over het gesprek te geven en over de redenen waarom iemand wel of niet is voorgedragen voor de VSBfonds Beurs.
- Uiterlijk 8 april 2023 ontvangen wij de voordrachten van jouw onderwijsinstelling. Eerder mag altijd, is fijn.
- VSBfonds/Nuffic neemt de voordrachten van de onderwijsinstelling in de regel over. Alle voordrachten (uit heel Nederland, van 12 universiteiten, 27 hogescholen en 16 mbo-instellingen) komen allemaal ongeveer tegelijk bij ons binnen en worden dan nog allemaal gecontroleerd, nagerekend en administratief verwerkt door Nuffic. Een hele enkele keer wordt een voordracht alsnog afgewezen. Om die reden duurt het wel even voordat de kandidaten hun definitieve toekenningsbrief van VSBfonds ontvangen: 23 mei!
- Informeer de kandidaten dus gerust wanneer ze door jouw onderwijsinstelling zijn voorgedragen voor de VSBfonds Beurs. Ze kunnen zich dan al gaan verheugen. De kans dat ze de beurs gaan krijgen is op dat moment 99% geworden. Informeer hen echter ook dat de daadwerkelijke toekenning pas rond 23 mei komt.
- Informeer de kandidaten ajb ook dat er een Uitreiking is van alle VSBfonds Beurzen op vrijdag 14 juni! Alle 215 VSBfonds bursalen van dat jaar worden uitgenodigd voor een feestelijke dag waarin ze elkaar en VSBfonds beter kunnen leren kennen. Op hun aanwezigheid wordt gerekend!
- Vind je het leuk om als contactpersoon ook aanwezig te zijn, laat het ons weten!?