Tips voor invullen aanvraagformulier 

 Leest u voordat u begint met het invullen van het formulier onderstaande tips.

Online aanvragen: uw account 

U kunt alleen een aanvraag indienen via ons online aanvraagformulier. Als u een aanvraag wilt doen moet u een account aanmaken of, als u dit al heeft gedaan, inloggen op uw account.
Via uw eigen account kunt u een aanvraag starten maar u kunt na inloggen ook de status van uw  aanvraag volgen.

Welke documenten moet u bij uw aanvraag inleveren? 

Tijdens het invullen van uw aanvraag moet u een aantal documenten uploaden. Zorg dat u deze documenten op uw computer heeft staan zodat u ze eenvoudig kunt meesturen met uw aanvraag. 
De volgende documenten heeft u nodig:

- Uittreksel Kamer van Koophandel
- Recent rekeningafschrift
- Projectplan
- Projectbegroting inclusief dekkingsplan 
- Begeleidende brief bij uw aanvraag (niet verplicht)
- Evenueel kunt u nog andere documenten toevoegen zoals bijv. offertes die u heeft opgevraagd

Bij aanvragen boven € 10.000 moet u ook deze documenten toevoegen bij uw aanvraag:
- Statuten
- Jaarverslag
- Jaarrekening (incl. balans en winst- & verliesrekening)

Afhankelijk van waarvoor u een aanvraag doet kunnen we om extra documenten vragen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een exploitatiebegroting of een activiteitenplan

Ondertekenen aanvraag 

Aanvraag tot € 5.000? 
Dient u een aanvraag in voor een bedrag tot en met € 5.000,- ? Dan moet u van twee tekenbevoegde personen de e-mailadressen invullen. Deze personen ontvangen dan per e-mail binnen enkele minuten ieder een andere code, die allebei moeten worden ingevuld in het aanvraagformulier. Het is handig om hen dit vooraf te laten weten. Met deze wijze van ondertekening gaat u vooraf al akkoord met de voorwaarden voor eventuele betaling, zodat wij uw aanvraag snel kunnen afhandelen.

Aanvraag boven € 5.000? 
Het ondertekenen van de aanvraag doet u door het invoeren van een code. Voordat u uw aanvraag verstuurt, moet u het e-mailadres van een tekenbevoegde persoon binnen uw organisatie invullen in het aanvraagformulier. Deze persoon ontvangt binnen enkele minuten een e-mailbericht met een code, die u in het aanvraagformulier moet invullen om de aanvraag te kunnen verzenden. Het is handig om dit vooraf aan de tekenbevoegde persoon te laten weten.

Verloop procedure online volgen
Via uw account kunt u het verloop van de procedure voor uw aanvraag volgen. Bij een statuswijziging ontvangt u een e-mail met een link naar de inlogpagina van uw account. De voortgangsinformatie staat voor u klaar in tekstvensters die gekoppeld zijn aan de statusbalk die bij uw aanvraag hoort.

Bestuur
Bij het beoordelen van uw aanvraag hanteren we de norm dat uw bestuur uit minimaal drie onafhankelijke natuurlijke personen dient te bestaan.  Deze personen zijn zelf niet (in)direct betrokken zijn bij de uitvoering van het project en staan niet in een zekere familiale relatie tot elkaar. Wij attenderen u erop dat een andere bestuurssamenstelling dan door ons gewenst kan meewegen in onze besluitvorming.

Procedure

Meer aanvragen dan beschikbaar budget

We ontvangen meer aanvragen dan we kunnen honoreren. Omdat ons budget beperkt is, maken we keuzes. Het kan dus zijn dat uw project wel aansluit bij ons donatiebeleid, maar dat we uw aanvraag toch niet in behandeling nemen. Bij het maken van keuzes tussen projectvoorstellen kijken we naar kwaliteit en diversiteit van de ingediende projectvoorstellen. Geografische spreiding over het land en kwaliteit van het projectplan wegen ook mee bij het maken van keuzes.

Donatie op Locatie

Voor donatieverzoeken t/m € 10.000,- die via het online aanvraagformulier zijn ingediend, kunnen adviseurs van VSBfonds aanvragers uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. De gesprekken vinden plaats op de kantoren van de samenwerkingspartners. Hier leest u meer over Donatie op Locatie.